【富裕 職場】整理,啟動一個新的開始

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本篇文章是由【有錢人的電子報】特約專欄作家Tina所撰寫,

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從小媽媽就不時會叮嚀「要整理房間,培養好的習慣,長大後就能有好規矩」,

相信這是多數人對整理的經驗,也因此我一直保持這個習慣。

最近發現市面上出現了許多關於整理的暢銷書籍,

整理術不是一門新學問了,但「整理」這件事也能出書?

在好奇心驅使下翻閱了關於整理的書。

想想大部份的人在整理過了一段時間後很快就又回復原狀,幾乎沒有一個持續保持的方法,

這些書中最吸引人的是作者從整理中所摸索出的「心動整理術」,

除了能擺脫「整理不完」的夢魘,更能因此改變人生!

討論收納與整理的書,卻能讓你業績成長、成功瘦身、活出夢想、找到目標

有點讓人難相信。

 

我開始尋找這個魔法,先從工作進行了一番整理-工作內容資料/資訊需要整理。

前年,有個機緣轉換了工作內容,從新的工作不斷累積的新資料,讓人來不及消化,

只能不停的存檔、存檔、存檔,工作也只能先做再說,根本無法細究工作流程據以行事,

時日一久這些資訊到底從哪來到哪去、從何人而來給何人,早已一片混亂,

每天不能按時完成的工作只能以加班方式彌補

(但始終仍是加了班,事情呢還在,生活大受影響)

得先把成堆的檔案整理一下,小時候的整理經驗是把東西放好即可,

現在除此之外的目標是能比以前更快地找到所需的檔案,還要分類,

就像圖書館整理書本的原則是為了尋找而分類。

過去我的檔案分類依年度區分,依工作項目建檔,

因為需細分所以資料夾階層很多(3個以上)才能找到所需。

現在因為每天的資料多、修改版本多,

所以我改變分類的方式,先以檔案類型如文件、圖片、影音分類;

再依注音符號或英文字母分類

(指的是提供來源,若為某個人提供則以姓氏歸入注音符號或字母建檔歸檔)

目的清楚,方向正確,以這個方法試行月餘,成效不錯,真可節省一半找檔時間。

另外我發現有些進行中的工作檔案,無法立即歸檔,

所以我另設了一個待歸檔資料夾(建議放在電腦桌面上)

直到工作結束刪除多餘檔案後依規則歸檔。

接著,更進一步把相關的工作檔案與工作日誌結合,更為無形的工作流程與思考帶來效益。

 

整理有很多的方式,只要確定整理的目的,就可隨著自己的需求隨時調整,

真沒想到將這自小的習慣做一個延伸變化,真也能運用在整理東西以外的其它地方,

也能理解整理暢銷書之所以能暢銷的原因,也是得自於作者的摸索結果。

這個過程中帶給我的不只是物品整理歸位了,

也讓我知道整理的魔法在於目的、在於原則、在於持續

人生中其它重要的事不也如此嗎!

 

   1.依檔案類型分類圖

 

   2.以注音符號分類             

 

       

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返回  2012年02月號 

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