-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 本篇文章是由【有錢人的電子報】特約專欄作家Tina所撰寫, 職場專欄作家Tina自我介紹: 樂觀熱情的Tina,一個勇敢的人。經由分享、交流,持續用熱情感染周遭的朋友, 認真工作Together、認真生活Together!
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來信請寄到 tina@1richman.com -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 從小媽媽就不時會叮嚀「要整理房間,培養好的習慣,長大後就能有好規矩」, 相信這是多數人對整理的經驗,也因此我一直保持這個習慣。 最近發現市面上出現了許多關於整理的暢銷書籍, 整理術不是一門新學問了,但「整理」這件事也能出書? 在好奇心驅使下翻閱了關於整理的書。 想想大部份的人在整理過了一段時間後很快就又回復原狀,幾乎沒有一個持續保持的方法, 這些書中最吸引人的是作者從整理中所摸索出的「心動整理術」, 除了能擺脫「整理不完」的夢魘,更能因此改變人生! 討論收納與整理的書,卻能讓你業績成長、成功瘦身、活出夢想、找到目標, 有點讓人難相信。
我開始尋找這個魔法,先從工作進行了一番整理-工作內容資料/資訊需要整理。 前年,有個機緣轉換了工作內容,從新的工作不斷累積的新資料,讓人來不及消化, 只能不停的存檔、存檔、存檔,工作也只能先做再說,根本無法細究工作流程據以行事, 時日一久這些資訊到底從哪來到哪去、從何人而來給何人,早已一片混亂, 每天不能按時完成的工作只能以加班方式彌補 (但始終仍是加了班,事情呢還在,生活大受影響)。 得先把成堆的檔案整理一下,小時候的整理經驗是把東西放好即可, 現在除此之外的目標是能比以前更快地找到所需的檔案,還要分類, 就像圖書館整理書本的原則是為了尋找而分類。 過去我的檔案分類依年度區分,依工作項目建檔, 因為需細分所以資料夾階層很多(3個以上)才能找到所需。 現在因為每天的資料多、修改版本多, 所以我改變分類的方式,先以檔案類型如文件、圖片、影音分類; 再依注音符號或英文字母分類 (指的是提供來源,若為某個人提供則以姓氏歸入注音符號或字母建檔歸檔), 目的清楚,方向正確,以這個方法試行月餘,成效不錯,真可節省一半找檔時間。 另外我發現有些進行中的工作檔案,無法立即歸檔, 所以我另設了一個待歸檔資料夾(建議放在電腦桌面上), 直到工作結束刪除多餘檔案後依規則歸檔。 接著,更進一步把相關的工作檔案與工作日誌結合,更為無形的工作流程與思考帶來效益。
整理有很多的方式,只要確定整理的目的,就可隨著自己的需求隨時調整, 真沒想到將這自小的習慣做一個延伸變化,真也能運用在整理東西以外的其它地方, 也能理解整理暢銷書之所以能暢銷的原因,也是得自於作者的摸索結果。 這個過程中帶給我的不只是物品整理歸位了, 也讓我知道整理的魔法在於目的、在於原則、在於持續, 人生中其它重要的事不也如此嗎!
圖1.依檔案類型分類圖
圖2.以注音符號分類
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有錢人的電子報(Richman's E-News) > 2013年02月號 >